In deze blog deel ik 4 vragen om je productiviteit te verhogen. Het is een systeem dat ik gebruik en je helpt om productiever te worden.
Als je dit systeem of een ander systeem/proces kunt implementeren in je dagelijkse routine, dan is de kans op een burnout kleiner en de kans groter dat je alleen werkt aan de belangrijkste taken die jou waarde en resultaat opleveren.
Helaas hebben niet veel mensen een proces of systeem dat zorgt voor rust, focus en orde in hun wekelijkse agenda. Hierdoor is men niet in staat om belangrijk vs. onbelangrijk te scheiden van elkaar en loop je iedere dag achter de feiten aan. Je moet zoveel ballen in de lucht houden waardoor je niet toekomt aan datgene wat echt belangrijk is.
Tools om je support te geven
Om je te ondersteunen bij het maken van de juiste keuzes, is het gebruik van templates, processen en systemen life changing. Heb je dit niet loop je tegen allerlei uitdagingen aan:
1. Geen focus en hierdoor continue moeten switchen tussen verschillen taken
2. Teveel repeterend werk dat iedere keer terug komt en veel tijd kost
3. Geen onderscheid kunnen maken tussen belangrijk en niet belangrijk
Kortom, implementeer een systeem of proces dat jou ondersteunt bij het maken van de juiste keuzes en ervoor zorgt dat ook jij echt stappen vooruit kunt zetten en werkt aan de taken die bijdragen aan jouw resultaatdoelstellingen.
4 vragen om je productiviteit te verhogen
Het start allemaal met een analyse. Waar ben ik wekelijks mee bezig? Schrijf dit allemaal op een lijstje of pak je agenda erbij waar het in staat. Vervolgens stel je jezelf de volgende 4 vragen:
Vraag 1: Welke activiteiten kan ik elimineren?
Er staan op je lijstje taken of activiteiten die niets bijdrage aan de resultaatdoelstellingen die je hebt. Deze dien je meteen te schrappen omdat ze tijd in beslag nemen zonder ook maar iets bij te dragen aan het eindresultaat.
Vraag 2: Welke activiteiten kan ik vereenvoudigen?
Vaak staan er taken of activiteiten in je agenda doordat de onderliggende processen niet optimaal zijn ingericht. Ga hiermee aan de slag. Het optimaliseren van je processen zorgt ervoor dat taken en activiteiten verdwijnen of veel minder tijd in beslag nemen.
Vraag 3: Wat kan ik automatiseren?
Als je heel kritisch naar je lijstje kijkt zul je zien dat er veel repeterend werk op staat. Mailtje sturen naar een groep mensen, de notulen van de vergadering opslaan in het documentensysteem van de organisatie etc. Dit soort taken die je gedurende je hele week zult hebben kan je vaak eenvoudig automatiseren. Stel je eens voor wat dit aan tijd oplevert die je vervolgens aan iets anders kunt besteden.
Vraag 4: Wat kan ik delegeren?
Het is belangrijk om te beseffen dat je niet alle taken en activiteiten alleen hoeft te doen. Delegeer waar het kan en vertrouw de persoon dat het werk goed wordt gedaan. Geef kaders waarbinnen deze persoon zelf keuzes mag maken en ben beschikbaar voor eventuele vragen.
Klaar voor de volgende stap?
Met mijn 1:1 coaching help ik jou om te groeien in leiderschap, focus en resultaat. Plan direct hier een call in.
