Voor startende project managers kan het soms lastig zijn om snel controle te krijgen over het project. Verschillende stakeholders hebben je nodig. De één wilt een status update, de ander zoekt informatie die nodig is voor een vergadering in 30 minuten. Kortom, verschillende soorten informatiebehoefte waar jij verantwoordelijk voor bent. Om ervoor te zorgen dat jij zo snel mogelijk de regie en controle over je eigen project krijgt, heb ik 5 tips voor startende project managers.

Krijg de regie en controle over jouw project met deze 5 tips

Tip 1: Rapporteer op je KPI’s
De snelste en makkelijkste manier om aan te tonen dat je controle hebt is door te rapporteren op de KPI’s die aan het begin van het project zijn vastgesteld. Met deze KPI’s breng je in kaart wat de performance van jouw project op dat moment is. Dit kan op de deliverables zijn maar bv. ook op tijdslijnen en budget.

Tip 2: Update je projectplanning regelmatig
Dit klinkt heel logisch. Als er iets veranderd dan pas je de planning aan. Toch blijkt in de praktijk dat dit niet altijd consequent gebeurt waardoor de planning achterloopt op de feiten. Plan dagelijks een vast moment in je agenda om de planning bij te werken. Hierdoor houdt je iedereen up-to-date.

Tip 3: Plan je key meetings regelmatig
Om ervoor te zorgen dat je controle krijgt over je project is het belangrijk om een aantal key meetings meteen vanaf het begin te plannen. Afhankelijk van het type project en de gekozen projectstructuur, zijn onderstaande meetings belangrijk zodat iedereen actief betrokken blijft.

1. De Steerco meeting (30-60 min). Je bespreekt de project performance met je belangrijkste stakeholders, c-level management
2. De Project status meeting (30 min). Je bespreekt wekelijks de projectstatus met je projectteam
3. Daily stand-ups (15 min). Dit hoeft niet letterlijk daily te zijn maar minimaal 2 keer per week om met je projectteam de status van alle activiteiten door te nemen en eventuele impediments te adresseren

Tip 4: Verwerk en verstuur je vergadernotities op tijd
Tijdens vergaderingen doorloop je de agenda die je van te voren hebt gedeeld met de deelnemers. Hierbij worden beslissingen gemaakt en actiepunten besproken of vervolgacties uitgezet. Het is belangrijk om na de vergadering zo snel mogelijk een samenvatting rond te sturen waarbij je de beslissingen en acties officieel vastlegd. Vervolgens leg je deze vast in de RAID log. RAID staat voor Risks, Actions, Issues en Decisions. Door een samenvatting van de vergadering naar iedereen (ook de afwezigen) toe te sturen geef je er direct een vervolg aan. Hierdoor laat je zien dat je pro-actief bent en maak je iedereen verantwoordelijk voor zijn of haar taken.

Tip 5: Zorg voor een gedegen change proces
Je gaat er niet aan ontkomen dat er veranderingen nodig zijn tijdens je project. Natuurlijk probeer je tijdens de opstartfase van het project zoveel mogelijk eisen en wensen vooraf vast te leggen zodat je deliverables helder zijn, maar dit lukt gewoon niet altijd. Er komen nieuwe inzichten of tijdens het testen blijkt dat het toch niet werkt zoals vooraf bedacht. Het hoeft geen probleem te zijn dat er een verandering nodig is maar het is wel belangrijk dat deze verandering middels een gedegen proces verloopt. Een verandering heeft namelijk invloed op de scope. Als de scope veranderd dan heeft dit direct gevolgen voor de planning en wellicht het budget. Door van te voren tijdens de opstartfase na te denken hoe je met veranderingen om wilt gaan maak je inzichtelijk wat de impact van een verandering is op het project. Dit alles leg je vast in een change proces waarin je duidelijk beschrijft hoe de change aangevraagd dient te worden en wie er verantwoordelijk is voor de beslissing om een change wel of niet uit te voeren. Dit draagt positief bij aan de verwachtingen van je stakeholders.

Ga nu aan de slag met deze 5 tips voor startende project managers en pak die regie en controle!