De succesformule toepassen binnen Agile Project Management is eenvoudiger dan je denkt. Als je project managers vraagt wat nu echt belangrijk is om een project succesvol op te leveren, krijg je verschillende antwoorden. Heel vaak worden er zaken van buitenaf genoemd. Het team moet commitment tonen, het doel moet duidelijk zijn, er moet draagvlak vanuit het hoger management zijn. Dit zijn allemaal valide punten maar er wordt (te) weinig ingegaan op de rol en invloed van de project manager zelf. Wat kan ik als project manager bijdragen aan het succes van een project?

Even een klein stapje terug. Binnen de theorie van Agile, SCRUM, Agile Project Management etc. wordt er gesproken over principles en values. Er worden concrete randvoorwaarden geschetst om de ideale omgeving te creëren waarin de meeste waarde kan worden opgeleverd. De rol en invloed van een project manager zijn van hele grote waarde voor het succes van een project.

De succesformule in Agile Project Management

Efficiëntie + flexibiliteit = (snel)resultaat

Is deze formule de holy grail? Nee, maar het draagt gegarandeerd bij aan het succes van een project mits goed toegepast. Het gaat niet om de theorie, al is deze natuurlijk wel belangrijk. Het gaat om de toepassing en de uitvoering in de praktijk.

Efficiëntie in Agile Project Management

Met efficiëntie wordt bedoeld het slim organiseren en inrichten van de:

  • Processen
  • Project aanpak
  • Resource allocatie
  • Communicatie strategie
  • Stakeholder management

Het doel is om effectiever te worden. Met andere woorden, richt de aandacht op die zaken die direct waarde leveren en dus bijdragen aan het succes. Met efficiëntie wordt niet bedoeld het creëren van tijd (time management) waardoor je het eigenlijk alleen maar drukker krijgt. Wat gebeurt er als je meer tijd over hebt? Je gaat de vrijgekomen tijd invullen met nieuwe dingen. Nieuwe dingen die misschien wel helemaal niet bijdragen aan het eindresultaat en hierdoor totaal geen waarde opleveren. Dus niet succesvol.

Processen

Tijdens een project kom je in aanraking met allerlei bedrijfsprocessen. Je moet bv. toegang tot een server of applicatie regelen. Een ander voorbeeld is het aanvragen van connectiviteit of het claimen van resources. Vooral binnen grote organisaties zijn hier processen en procedures voor. Zorg ervoor dat je de bedrijfsprocessen helder hebt bij de aanvang van het project. Breng deze processen in kaart en documenteer dit op een vaste plek binnen alle project documentatie. Zodra het projectteam is samengesteld breng je iedereen op de hoogte. Door duidelijk aan te geven waar dit soort informatie te vinden is voorkom je veel vragen. Veel vragen betekend afleiding van datgene wat de focus moet hebben.

Project aanpak

Een projectplan beschrijft de aanpak van het project. Wat is het doel en de scope? Wat is het budget? Een projectplan kan heel uitgebreid zijn. Het gevaar is dat men zoveel mogelijk wilt vastleggen in een projectplan zodat alles duidelijk is. Maar het tegenovergestelde is echter waar. Teveel details vastleggen in een projectplan is niet haalbaar. Je kunt niet alles van te voren uitstippelen omdat je simpelweg niet weet waar je tegen aan gaat lopen. Dit geldt overigens niet voor alle type projecten. Mocht er veel repeterend werk zijn is dit al makkelijker te voorspellen.

Niet te gedetailleerd

Door het projectplan niet te gedetailleerd te maken blijft er minder ruimte over voor verkeerde interpretaties. Het roept ook minder vragen op. Ieder detail kan leiden tot onnodige discussies waardoor de focus wederom niet op de juiste dingen gericht is. Dit is niet effectief.

Resource allocatie

Bij het samenstellen van het projectteam is het belangrijk om de juiste expertise aan boord te halen. Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat je optijd de aanvraag voor resources indient bij de betreffende afdelingsmanager. Jouw project is niet het enige project waar resources nodig zijn. TIP: ga wat ruimer zitten in je inschatting. De kans is groot dat je meer tijd nodig hebt. Als je dan weer een nieuwe aanvraag moet indienen, moet je achteraan in de rij aansluiten. Er is een grote kans dat de resources alweer gealloceerd zijn aan een ander project. Natuurlijk is er altijd de mogelijkheid om te escaleren, echter wil je dit liever voorkomen.

Communicatie strategie

Communicatie is key. Aan het begin van je project moet je duidelijke afspraken maken over hoe er gecommuniceerd gaat worden. Breng in kaart wie je stakeholders zijn en stem je communicatievorm en frequentie hierop af. Door helder en tijdig te communiceren voorkom je aannames, wees transparant. Zwaar nieuws brengen voelt niet fijn, maar als je vanaf het begin open en eerlijk bent, bouw je vertrouwen op. Vertrouwen is de basis voor een goede relatie met je team en stakeholders. Je zult gaandeweg het project merken dat er minder ruis ontstaat omdat men weet dat er een update volgt, probeer dan ook op vaste momenten te rapporteren over de laatste stand van zaken.

Stakeholder management

Om een succesvol project te kunnen draaien is goed stakeholder management van cruciaal belang. Je moet weten hoe de spreekwoordelijke “hazen lopen”. Tijdens je project heb je alle stakeholders nodig. Een deel spreek je al in de voorbereiding, andere spreek je pas later tijdens de uitvoering. Het is belangrijk dat je een goede en duurzame relatie met je stakeholders opbouwd. Stakeholder management suggereert dat je de stakeholders “managed”. Of dat helemaal waar is laat ik in het midden, je kunt ze wel beïnvloeden. Om stakeholders te beïnvloeden moet je weten wat hun belangen zijn. Wat levert dit project voor hun op? Wat kan men met het eindresultaat of wellicht al een deeloplevering? Welke waarde lever je? Met dit in het achterhoofd kan je sturen op (snel)resultaat.

Flexibiliteit in Agile Project Management

Flexibiliteit is een breed begrip. Als project manager moet je flexibel zijn. Houdt niet krampachtig vast aan eerder gemaakte plannen en planning maar beweeg mee met de situatie. Ben alert op wat er in je omgeving gebeurt, anticipeer hierop en stel je doelen bij. Door flexibel te zijn kan je snel schakelen. Je kunt eenvoudig de focus verplaatsen naar de dingen die waarde leveren. Dit maakt je effectief.

(Snel)resultaat draagt bij aan succes

De succesformule in Agile Project Management

Uiteindelijk is de combinatie van efficiëntie + flexibiliteit goud waard. Het levert (snel)resultaat op waardoor je meteen waarde creëert en levert aan de klant. Zijn er meer methodes en formules om succesvol een project op te leveren? Ja, uiteraard. Kan het ook niet werken? Ja, uiteraard. Resultaten uit het verleden bieden geen garantie voor de toekomst. We blijven tenslotte mensen. Soms zijn er ook factoren waar we geen invloed op hebben. Wat ik je wel wil meegeven is dat je in actie moet komen. Probeer het gewoon. Werkt iets niet pas je weer aan. Blijf zoeken naar datgene wat voor jouw project werkt en focus daarop.