Als (Agile) Project Manager heb je, afhankelijk van de project governance te maken met zogenaamde steerco meetings. Tijdens een steerco meeting presenteer je de project status en voortgang aan het hoger management (c-level management) van het bedrijf. Wat moet ik nu wel laten zien en wat niet? Hoe bouw ik de structuur van mijn presentatie op? Hoelang duurt een steerco meeting? De ultieme steerco meeting voorbereiding zorgt ervoor dat je zelfverzekerd en in control bent.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Zoals gezegd is het zeer belangrijk om je steerco meeting goed voor te bereiden. Kort en krachtig formulieren van de voortgang is hierin belangrijk. Dit doe je door een strakke agenda neer te zetten en hier tijdens de meeting op te sturen. Gemiddeld duren de meeste steerco meetings tussen de 30 en 60 minuten. Dit is afhankelijk van de omvang van het project. Hieronder geef ik een aantal tips om jou een ultieme voorbereiding te geven voor jouw volgende steerco meeting.
Tips
- Wacht niet met het melden van zeer belangrijke topics tot de steerco meeting zelf. Vaak is een steerco meeting 1x per maand, wacht niet tot dit moment maar bespreek high prio issues of beslissingen die genomen dienen te worden meteen
- Start je steerco meeting met een samenvatting. De tijd van c-level management is kostbaar en als er een escalatie is waar men op moet acteren verlaten ze de meeting indien nodig. Door de meeting te starten met een samenvatting breng je ze snel up-to-date over de laatste status
- Zorg ervoor dat je beslissingen en andere punten noteert en na de meeting zo snel mogelijk de meeting minutes uitstuurt
- Benoem de feiten. Ben eerlijk en transparant. Maak het niet mooier dan het is
- Doe geen aannames. Een steerco kan geen beslissingen nemen op basis van jouw aannames of onderbuik gevoelens
- Het melden van risico’s en/of issues is geen probleem. Zorg er wel voor dat je hier een mitigerende actie tegenover zet of doe een voorstel hoe je het probleem zou willen oplossen. Hiermee laat je zien dat je pro-actief meedenkt in het oplossen van problemen en uitdagingen
- Probeer je slides kort en bondig te houden. Gebruik niet teveel tekst maar focus op hetgeen je wilt vertellen. Gebruik waar mogelijk grafieken of plaatjes om de boodschap extra kracht mee te geven
- Stuur je slide deck een paar dagen van te voren op zodat de aanwezigen zich optimaal kunnen voorbereiden
Tot slot, speel de presentatie een paar keer voor jezelf af en voeg waar nodig notes toe met een aantal steekwoorden om je verhaal vorm te geven. Met je verhaal voorbereid en het toepassen van bovenstaande tips ben jij klaar voor je steerco meeting!
Bonus
Om je helemaal goed op weg te helpen heb ik nog een bonus voor je. Ik heb een steerco slide deck template gemaakt die je helemaal gratis kunt downloaden. Doe er je voordeel mee.
Download nu de gratis Steerco slide deck template!
