MS Planner als scrum board

MS Planner als scrum board gebruiken?

Ja, dat kan! In deze blog leg ik uit hoe je MS Planner kunt gebruiken als scrum board.

Er zijn vele pakketten beschikbaar om je activiteiten en taken gestructureerd te kunnen managen. Van gratis tools tot en met betaalde pakketten. In deze blog leg ik uit hoe je MS Planner kunt gebruiken om je scrum process beter te managen. MS Planner is meestal standaard onderdeel van je licentie als je gebruik maakt van een Office 365 (tegenwoordig Microsoft 365) zakelijk abonnement.

Veel gevraagde functionaliteiten zijn:

• Epics
• Features
• Sprints (Sprint backlog)
• User Stories (Product backlog)
• Taken
• Personen toewijzen aan een taak
• Voortgang aangeven (To do, In progress, Done)
• Bijlagen uploaden
• Opmerkingen kunnen plaatsen
• Labels

Laten we bij het begin beginnen…

Sprints:
Binnen MS Planner hebben we de beschikking over Buckets, dit zijn containers waarbinnen je activiteiten die bij elkaar horen kunt bundelen en organiseren. Deze buckets kunnen ook gebruikt worden om te filteren.

Door te filteren op een Bucket maak je het mogelijk om alleen de activiteiten voor die container te zien. Buckets kunnen hierdoor prima ingezet worden als Sprints. Je kunt een nieuwe bucket aanmaken via de “Add new bucket” knop. Geef de Bucket een logische naam bv. Sprint 1.

Op deze manier is het ook mogelijk om een container aan te maken voor je Product backlog en Refined backlog. Maak hiervoor 2 Buckets aan.

Sprint backlog:
De sprint backlog kan eenvoudig gecreëerd worden door te filteren op Bucket, bv. Sprint 2, en gebruik te maken van de groepeer op “Progress” optie. Hierdoor veranderd de weergave naar Not started, In progress en Completed gefilterd op Sprint 2 en worden alleen de activiteiten weergegeven die aan deze criteria voldoen met als resultaat je Sprint backlog.

User Stories:
Binnen MS Planner kan je taken aanmaken. Dit zijn je activiteiten die horen bij de Bucket waarin je deze aanmaakt. Deze taken zijn je User Stories.

Taken binnen User Stories:
Als je een taak (User Story) opent heb je de mogelijkheid om hier sub-taken aan toe te voegen – de checklist:

Als je een sub-taak af hebt kan je deze eenvoudig afvinken als Done. Je kunt op deze manier de sub-taken die voor iedere User Story van toepassing zijn eenvoudig managen. Hierbij kan je denken aan een demo geven, UAT, documentatie schrijven etc.

Personen toewijzen en voortgang aangeven:
Het is mogelijk om personen toe te wijzen per User Story. Er kunnen zelfs meerdere personen toegewezen worden mocht dit nodig zijn. Door personen toe te wijzen maak je inzichtelijk wie aan welke User Story aan het werken is.

In ditzelfde scherm geef je ook de voortgang aan. Dit zijn dezelfde statussen zoals hierboven eerder beschreven voor de Sprint backlog. Tot slot is het mogelijk om een prioriteit in te stellen zodat je de belangrijkste User Stories als eerste kunt oppakken.

Bijlagen uploaden en opmerkingen toevoegen:
Bijlagen kunnen in de User Story worden toegevoegd door op “Add attachment” te klikken. Helemaal onderin heb je de optie om opmerkingen te plaatsen, hierdoor kan je eenvoudig een discussie starten met je team over de User Story.

Tot slot: labels
Binnen MS Planner is er de mogelijkheid om 6 labels te definiëren. LET OP, dit is toepasbaar op alle User Stories (taken) die zijn aangemaakt.

Labels kunnen worden gebruikt om de User Stories te categoriseren op domein of type werkzaamheden.

Een praktische indeling kan zijn:

Conclusie

MS Planner als scrum board gebruiken? Ja, het is heel eenvoudig om MS Planner als scrum board te gebruiken.

Is MS Planner een volwaardig product? Nee, er zijn nog zaken die missen, denk hierbij aan: Epics, Features, Relaties, Effort.

Is MS Planner een product dat je snel kunt configureren zodat je aan de slag kunt? Jazeker!!!

MS Planner wordt voortdurend uitgebreid met nieuwe functionaliteiten. Doormiddel van een actieve community, de mogelijkheid tot het aanvragen van nieuwe features en je stem uit te brengen op andermans verzoeken, heb je de mogelijkheid om indirect een bijdrage te leveren aan de doorontwikkeling van het product.

Tip: Om de effort toch kwijt te kunnen kan je vooraan de titel de effort tussen [] zetten. Je kan je plan exporteren naar Excel (via de browser, niet via de MS Teams client). Vervolgens kan je in Excel eenvoudig met wat formules de effort uit de titel halen en calculaties uitvoeren voor o.a. je velocity en forecast.

Nog een bonus: Ik heb een eenvoudige Excel Template gemaakt waarin je de voortgang kunt monitoren en een forecast kunt maken.
Interesse? Klik op de button hieronder.